Kiến thức

Sigma là gì? Các nguyên tắc chính khi áp dụng Six Sigma cho doanh nghiệp

15 Tháng Ba, 2024

Để quá trình vận hành doanh nghiệp diễn ra một cách hiệu quả và thuận lợi nhất, bạn luôn cần sử dụng các công cụ, phương pháp đo lường hiệu quả. Ở đó, Six Sigma được xem là công cụ phù hợp giúp nhiều doanh nghiệp quản lý một cách tối ưu các hoạt động kinh doanh của mình. Để nắm được các thông tin chi tiết nhất, cùng GoSELL tìm hiểu Sigma là gì cũng như các nguyên tắc chính khi áp dụng Six Sigma trong bài viết dưới đây.

Six Sigma là gì?

Six Sigma là một bộ công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được phát triển để giảm thiểu sự xuất hiện của lỗi trong quá trình sản xuất và quản lý công việc. Phương pháp này cho phép doanh nghiệp cải thiện hiệu suất kinh doanh bằng cách áp dụng các kỹ thuật thống kê để loại bỏ các khiếm khuyết còn tồn tại đối với doanh nghiệp.

Thuật ngữ “Six Sigma” bắt nguồn từ ký hiệu Hy Lạp “sigma” hoặc “σ”, một đại lượng thống kê đo lường mức độ lệch của quy trình so với mục tiêu. “6 Sigma” ám chỉ một mức độ lệch chuẩn từ giá trị trung bình, được biểu diễn bằng đường cong hình chuông trong thống kê. Khi một quy trình đạt được sáu Sigma, nghĩa là ba Sigma phía trên và ba Sigma phía dưới mức trung bình, tỷ lệ sai sót sẽ rất thấp.

Phương pháp luận của Sigma

Six Sigma sử dụng hai phương pháp chính là DMAIC và DMADV, mỗi phương pháp này phù hợp với một loại tình huống cụ thể trong doanh nghiệp, cụ thể như sau:

DMAIC

DMAIC là phương pháp sử dụng để cải thiện các sản phẩm hoặc dịch vụ hiện có bằng cách tổng hợp dữ liệu. Mục tiêu chính của DMAIC là nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Viết tắt DMAIC đến từ năm giai đoạn: D – Xác định, M – Đo lường, A – Phân tích, I – Cải thiện, C – Kiểm soát. Phương pháp DMAIC thường được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp dịch vụ.

DMADV

DMADV là một phần của quy trình thiết kế đặc biệt dành cho Six Sigma. Nó được sử dụng để thiết kế lại các quy trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ khi quy trình hiện tại không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. DMADV bao gồm năm giai đoạn: D – Xác định, M – Đo lường, A – Phân tích, D – Thiết kế, V – Xác thực.

Việc lựa chọn giữa hai phương pháp này phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể của doanh nghiệp. Lãnh đạo cần hiểu biết và áp dụng phương pháp phù hợp nhất cho hoàn cảnh của họ.

Quy trình Six Sigma trong chuyển đổi doanh nghiệp

Vậy quy trình Six Sigma là gì? Six Sigma sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để có thể phát hiện sai lệch, từ đó đưa ra cách để giải quyết vấn đề. Hiện nay, DMAIC được xem là phương pháp luận tiêu chuẩn phổ biến nhất.

Điều này là bởi khung cơ bản của DMAIC là tập trung vào khách hàng. Hơn nữa, doanh nghiệp luôn cần sử dụng dữ liệu thống kê rõ ràng để đưa ra kết luận. Quy trình Six Sigma của phương pháp DMAIC sẽ bao gồm 5 giai đoạn như sau:

Xác định vấn đề

Quy trình Six Sigma tập trung vào việc đặt khách hàng vào trung tâm.

• Bước 1: Xác định vấn đề kinh doanh từ góc nhìn của khách hàng.
• Bước 2: Thiết lập mục tiêu: Xác định mục tiêu bạn muốn đạt được và xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu đó.
• Bước 3: Lập bản đồ quy trình: Xác nhận với các bộ phận liên quan để đảm bảo đi theo hướng đúng.

Xem thêm: Lean là gì? Cách ứng dụng mô hình lean để giảm thiểu chi phí sản xuất

Đo lường

Giai đoạn thứ hai chính là tập trung vào việc đo lường các chỉ số của dự án và sử dụng các công cụ thích hợp.

• Bước 1: Đo lường vấn đề bằng cách sử dụng dữ liệu hoặc số liệu thống kê.
• Bước 2: Xác định các thước đo hiệu suất.
• Bước 3: Đánh giá hệ thống đo lường sẽ được sử dụng.

Xem thêm: Kpi và okr: Hai chỉ tiêu đo lường quan trọng và sự khác biệt giữa chúng

Phân tích

Trong giai đoạn thứ ba, doanh nghiệp cần phân tích quy trình để phát hiện các yếu tố ảnh hưởng.

• Bước 1: Đánh giá hiệu suất của quy trình. Quy trình có đáp ứng được mục tiêu không?
• Bước 2: Đặt ra mục tiêu cụ thể bằng số liệu. Ví dụ, tăng tỷ lệ lỗi sản phẩm lên 20%.
• Bước 3: Phát hiện các biến thể thông qua việc phân tích dữ liệu lịch sử.

Cải tiến

Giai đoạn này tập trung vào nghiên cứu các cải tiến. Đây là nơi doanh nghiệp xác định các biện pháp để cải thiện quy trình.

• Bước 1: Xác định nguyên nhân gây ra vấn đề.
• Bước 2: Phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố.
• Bước 3: Thiết lập dung sai của quy trình. Dung sai được định nghĩa là các giá trị chính xác mà một số biến có thể có và nằm trong phạm vi chấp nhận được, chẳng hạn như giới hạn chất lượng của sản phẩm.

Xác nhận kết quả

Trong giai đoạn cuối cùng này, bạn cần đảm bảo rằng mục tiêu hiệu suất đã được đạt và các cải tiến là bền vững.

• Bước 1: Chọn hệ thống đo lường.
• Bước 2: Đánh giá khả năng đáp ứng mục tiêu của quy trình mới. Ví dụ, liệu việc giảm tỷ lệ lỗi 20% có được không?
• Bước 3: Nếu tất cả các yếu tố khả thi, triển khai quy trình mới.

Những nguyên tắc cơ bản của Six Sigma

Đo lường giá trị và tìm vấn đề tiềm ẩn

Six Sigma là phương pháp để phân tích chi tiết các bước trong một quy trình nhất định nhằm xác định các khu vực có lỗi. Dữ liệu được thu thập để giúp lãnh đạo giải quyết các vấn đề cụ thể.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tiêu, bao gồm lý do thực hiện, dữ liệu sẽ được thu thập, v.v. Sau đó, việc đảm bảo tính chính xác của việc đo lường và thiết lập hệ thống tiêu chuẩn là quan trọng.

Khi nhận được báo cáo, doanh nghiệp đánh giá tổng thể các mục tiêu đã đặt ra. Đặc biệt, họ kiểm tra liệu dữ liệu đã thu được có cần sự bổ sung hay chỉnh sửa không. Xác định vấn đề, đặt ra những câu hỏi và khám phá nguyên nhân cơ bản là nguyên tắc cơ bản của Six Sigma.

Sửa chữa quy trình

Khi xác định được vấn đề, tiến hành các thay đổi để khắc phục khiếm khuyết. Điều này có thể bao gồm loại bỏ các hoạt động không cần thiết và không tạo ra giá trị cho khách hàng.

Nếu không rõ vị trí cụ thể của vấn đề, các công cụ thông minh sẽ được sử dụng để phân tích. Các bộ phận chịu trách nhiệm sẽ thực hiện kiểm soát chất lượng chặt chẽ để phát hiện và khắc phục các trở ngại trong quy trình.

Tạo đồng thuận và hiệu quả

Six Sigma yêu cầu sự hợp tác từ tất cả các bên liên quan và thực hiện một quy trình có tổ chức rõ ràng. Các nhóm làm việc cùng nhau và sử dụng sự đa dạng chuyên môn để giải quyết vấn đề.

Việc triển khai Six Sigma có thể ảnh hưởng lớn đến tổ chức, vì vậy các nhóm cần hiểu rõ các nguyên tắc và phương pháp được sử dụng. Đào tạo và kiến thức chuyên môn là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro và tăng cơ hội thành công trong các dự án.

Xây dựng hệ sinh thái linh hoạt và thích ứng

Bản chất cơ bản của Six Sigma là chuyển đổi và thay đổi quy trình kinh doanh. Khi một quy trình lỗi bị loại bỏ, quy trình mới sẽ có cơ hội cao để tạo nên sự khác biệt lớn hơn.

Chính vì vậy, một môi trường làm việc linh hoạt, thích ứng nhanh là yếu tố nền tảng cần thiết. Để mang đến điều kiện thuận lợi thì các quy trình cần được thiết kế để áp dụng nhanh chóng và liền mạch.

Tập trung vào khách hàng

Nguyên tắc quan trọng khác của Six Sigma dựa trên triết lý quen thuộc “Khách hàng là thượng đế”. Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là tối ưu hóa giá trị đem lại cho khách hàng.

Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và tăng cường doanh số bán hàng hoặc duy trì sự trung thành. Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng dựa trên yêu cầu cụ thể của khách hàng hoặc thị trường.

Một trong những cách để làm được điều này chính là quản lý và chăm sóc khách hàng thật sự hiệu quả. Tương tự như những gì mà phần mềm GoSELL đang cung cấp, doanh nghiệp luôn cần phân chia nhóm đối tượng khách hàng để theo dõi, tương tác và tiếp cận lại. Đây được xem là hướng đi quan trọng nhất để gia tăng tệp khách hàng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý khách hàng CRM cùng hệ thống của GoSELL

Hệ thống CRM của GoSELL hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng đa kênh một cách đồng bộ trên cùng một trang quản trị. Bạn có thể nhập, xuất dữ liệu khách hàng để quản lý các thông tin chi tiết cho từng khách hàng. Hơn nữa, bạn có thể phân tích các đối tượng khách hàng của mình theo từng đặc điểm, thông tin cụ thể. Đây là cách giúp bạn theo dõi từng nhóm đối tượng khách hàng riêng biệt của mình, làm cơ sở để đưa ra các chương trình tiếp thị, bán hàng đúng mục tiêu nhất.

Phần mềm quản lý bán hàng GoSELL cung cấp cho doanh nghiệp các tính năng quản lý bán hàng  giúp bạn thực hiện việc phân nhóm khách hàng, dựa trên các đặc điểm như thông tin đơn hàng (tổng đơn hàng, ngày giao, số tiền hoàn), hồ sơ khách hàng (thông tin khách hàng, thẻ tags, ứng dụng đã cài đặt) hay các sản phẩm đã mua. Nhờ đó mà bạn có thể triển khai các chiến dịch Marketing nhắm đúng insight khách hàng, gia tăng hiệu quả thực hiện chiến dịch.

Các chương trình Marketing giúp bạn tiếp cận khách hàng tốt hơn

Bên cạnh khả năng quản trị khách hàng, GoSELL còn mang đến cho doanh nghiệp các tính năng hỗ trợ Marketing giúp tiếp cận tốt hơn với khách hàng tiềm năng của mình. Cụ thể, bạn có thể thực hiện các thông báo đẩy, gửi Email Marketing đến từng nhóm đối tượng khách hàng của mình để tối ưu hiệu quả chuyển đổi các chiến dịch tiếp thị, bán hàng.

Chiến dịch Thông báo đẩy

Thông báo đẩy là tính năng giúp bạn có thể truyền tải thông tin sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi hấp dẫn đến ứng dụng trên màn hình điện thoại của khách hàng thông qua App bán hàng thương hiệu riêng. Bạn có thể tự do tạo các chiến dịch thông báo đẩy với đa dạng thông điệp như thông báo tiếp thị, chúc mừng sinh nhật, nhắc nhở đơn hàng,…

Là một công cụ tiếp thị miễn phí, việc gửi không giới hạn các thông báo đẩy sẽ giúp bạn tiếp cận tốt hơn với các đối tượng khách hàng của mình, tối ưu chuyển đổi cho từng nhóm đối tượng khách hàng.

Chiến dịch Email Marketing

Email Marketing là một công cụ giúp bạn định vị thương hiệu tốt hơn, gần hơn đến với khách hàng, dễ dàng điều hướng khách hàng đến với các trang đích, tối ưu hiệu quả tiếp thị. Đây được xem là một tính năng quan trọng giúp bạn chuyển đổi đơn hàng, gia tăng nhanh thu doanh chóng trong quá trình kinh doanh.

Với tính năng này, bạn có thể tùy chỉnh nội dung các chiến dịch Email Marketing để gửi đến email cá nhân của từng đối tượng khách hàng của mình. Với việc cho phép gửi không giới hạn, Email Marketing sẽ là công cụ miễn phí giúp bạn gia tăng tỷ lệ thành công, mang khách hàng quay trở lại các kênh bán hàng của bạn một cách tốt hơn.

Kết luận

Bài viết trên đã giúp bạn nắm được phương pháp Six Sigma là gì cũng như các nguyên tắc khi áp dụng phương pháp này cho doanh nghiệp. Trong đó, việc quản lý tối ưu khách hàng được xem là một trong những yêu cầu quan trọng nhất mà doanh nghiệp luôn cần chú trọng và hướng đến.