Digital Marketing

Tại sao nên sử dụng email doanh nghiệp thay vì email cá nhân?

14 Tháng Chín, 2023

Email doanh nghiệp là loại thư điện tử giúp bạn dễ dàng thiết lập độ nhận diện thương hiệu và trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng. Có thể nói, đây là một công cụ tuyệt vời phục vụ cho các hoạt động kinh doanh cũng như truyền thông của doanh nghiệp. Nhưng nếu bạn chưa biết email doanh nghiệp là gì? Lý do vì sao bạn nên sử dụng email của doanh nghiệp? Thì đừng bỏ qua bài viết này bạn nhé!

Khái niệm và ví dụ về email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp hay còn gọi là business email, là địa chỉ email thuộc sở hữu riêng của công ty và được đặt theo cấu trúc đuôi là tên miền của doanh nghiệp. Ví dụ: Công ty TNHH Mediastep Software Vietnam có tên miền là gosell.vn thì sẽ có cấu trúc đuôi là @gosell.vn.

Khi sử dụng business email, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng gây được ấn tượng với đối tác, khách hàng. Không những vậy, business email còn góp phần giúp bạn dễ dàng quản lý tài nguyên trực tuyến của nội bộ doanh nghiệp.

Sự khác biệt giữa email cá nhân và email doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu rõ khái niệm của business email, tiếp theo hãy cùng GoSELL tìm hiểu sự khác biệt giữa email cá nhân và email doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Đối với email cá nhân

Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của một cá nhân duy nhất, với đuôi email thông thường là tên miền của nhà cung cấp như @gmail hoặc @yahoo. Trong công việc kinh doanh, khi nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc, mọi dữ liệu, thông tin của công ty sẽ được lưu trữ trên email này và công ty không thể chủ động quản lý chúng. Nhất là khi nhân viên nghỉ việc, thì các thông tin, dữ liệu của công ty khả năng cao sẽ bị thất lạc.

Hơn nữa, email cá nhân thường chỉ có các tính năng cơ bản, hệ thống bảo mật không cao nên rất dễ bị xâm nhập, mất tài khoản, là nguồn lây lan virus, mã độc,… Đây cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp bị “bốc hơi”.

Đối với email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp là tài khoản thư điện tử của công ty và sẽ cung cấp cho các nhân viên đang công tác tại doanh nghiệp. Mỗi nhân viên sẽ có một địa chỉ email riêng do doanh nghiệp cung cấp, ưu điểm của loại email là khi nhân viên nghỉ việc thì công ty có thể thu hồi địa chỉ email đã cấp cho nhân viên trước đó. Đồng thời, các dữ liệu cũng sẽ được lưu trữ chi tiết trong phạm vi an toàn với khả năng bảo mật cao.

Vì sao bạn nên sử dụng email doanh nghiệp thay vì email cá nhân?

Vừa rồi GoSELL đã chỉ rõ những điểm khác biệt giữa email cá nhân và business email. Tuy nhiên, nếu những ưu điểm của business email ở phần trên chưa đủ thuyết phục bạn lựa chọn thì hãy tiếp tục theo dõi trong phần dưới đây. GoSELL sẽ nêu các lợi ích chính khi bạn sử dụng email doanh nghiệp, gồm có:

Xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín trong mắt khách hàng

Email là một trong những cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng. Khi khách hàng cần liên hệ, email sẽ là hình thức liên lạc mà họ nghĩ đến đầu tiên. Theo một khảo sát mà GoSELL sưu tầm được cho thấy, có tới khoảng 75% khách hàng cảm thấy tin tưởng hơn đối với doanh nghiệp có sử dụng email theo tên miền riêng, đặc biệt là với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

Bên cạnh đó, khi website và email của doanh nghiệp có chung một tên miền, thì không những thể hiện được sự uy tín, chuyên nghiệp của thương hiệu trong mắt khách hàng. Mà còn giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và ghi nhớ thương hiệu một cách tự nhiên hơn, trở thành sự lựa chọn đầu tiên của họ khi họ có nhu cầu tìm mua một sản phẩm bất kỳ mà doanh nghiệp của bạn có cung cấp.

Tối ưu quy trình quản lý hệ thống email

Sử dụng hệ thống email tên miền riêng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý các thông tin, dữ liệu tập trung tại một nơi. Nâng cao khả năng kiểm soát nội dung email của nhân viên từ các bộ phận gửi đến khách hàng và ngược lại.

Đặc biệt, khi có sự thay đổi về nhân sự, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh địa chỉ email và lưu trữ lại những email cũ. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ không mất quá nhiều thời gian truyền đạt thông tin lại từ đầu mà người mới được bổ nhiệm cũng sẽ nhanh chóng nắm bắt thông tin công việc tốt hơn.

Tránh tình trạng email gửi đi bị rơi vào hòm thư spam

Hiện nay có một số dịch vụ email miễn phí là đối tượng mục tiêu của các spammer hay các phần mềm độc hại. Điều này khiến cho những email gửi đi từ các địa chỉ email trên có thể bị đánh dấu là spam và không đến được hòm thư chính (mail box) của người nhận. Do đó, người nhận sẽ không bao giờ tiếp cận được nội dung mà bạn gửi đến, trừ khi họ chủ động kiểm tra thư ở danh mục spam.

Ngược lại, khi bạn sử dụng email doanh nghiệp thì mức độ tin cậy sẽ được nâng cao. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể gửi đến khách hàng một số lượng email lớn cũng như khả năng lượng thư gửi đi được vào hòm thư chính cũng sẽ cao hơn. Hạn chế tối đa tình trạng email gửi đi bị rơi vào spam.

Xem thêm: Hướng dẫn cách gửi Email vào inbox không bị đánh dấu là spam

Có độ bảo mật cao

Như đã có đề cập ở phần trên, email doanh nghiệp được tích hợp các công nghệ bảo mật tiên tiến giúp ngăn chặn các rủi ro tiềm ẩn nên độ an toàn là rất cao. Từ đó, bạn có thể hoàn toàn yên tâm trong việc gửi và nhận thư mà không phải lo lắng hệ thống email dính phải các loại virus khiến dữ liệu bị thất lạc.

Hầu hết các giao thức gửi, nhận, truy cập đến dịch vụ mail box như SMTP, IMAP, POP3, Sieve, HTTP đều có hỗ trợ SSL/TLS. Hỗ trợ mã hóa email bằng cách sử dụng GPG nhằm đảm bảo tính bảo mật cho nội dung email gửi đến khách hàng. Ngăn không cho các đối tượng xấu có cơ hội sử dụng email mạo danh để phá hoại sự uy tín của doanh nghiệp.

Có nên sử dụng email doanh nghiệp khi thực hiện email marketing không?

Có thể thấy, trong khi business email giúp doanh nghiệp tạo được sự uy tín và gây ấn tượng với khách hàng, thì email marketing lại là công cụ hỗ trợ quảng bá thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp đến khách hàng nhanh chóng. Nếu bạn sử dụng business email khi thực hiện email marketing, thì chắc chắn bạn sẽ vừa có thể ghi điểm tuyệt đối trong mắt khách hàng, vừa tiết kiệm tối đa thời gian, nguồn lực và chi phí tiếp thị cho doanh nghiệp. Vì vậy, câu trả lời cho câu hỏi trên là bạn hoàn toàn có thể sử dụng business email khi thực hiện email marketing.

Tuy nhiên, hiện nay, việc tìm kiếm các đơn vị cung cấp công cụ email marketing là không khó nhưng đơn vị nào mới thật sự uy tín lại là bài toán nan giải đối với các doanh nghiệp. Một trong số đó, công cụ email marketing do công ty Mediastep Software Vietnam phát triển sẽ là ứng cử viên sáng giá mà bạn có thể đặt trọn niềm tin của mình. Vì sao? Cùng tìm hiểu trong phần bên dưới.

Email marketing của GoSELL có gì nổi bật mà bạn nên lựa chọn?

Sử dụng email marketing của GoSELL bạn có thể tự do thiết lập tài khoản email doanh nghiệp để gửi đến khách hàng, thông qua cài đặt thông tin doanh nghiệp trên trang quản trị. Đồng thời, linh hoạt thực hiện các tác vụ như tạo mới, chỉnh sửa hoặc xóa email bất kỳ lúc nào. Hơn thế nữa, bạn có thể tự do sáng tạo mẫu email theo từng chiến dịch, sự kiện với kho giao diện phong phú và phù hợp với nhiều lĩnh vực khác nhau.

Bạn có thể nhập mã HTML để viết nội dung email tùy chọn và thêm các đường liên kết ngay trong giao diện email để điều hướng khách hàng thẳng đến trang mà bạn mong muốn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể khéo léo lồng ghép các chương trình ưu đãi, khuyến mãi, flash sale,… để thúc đẩy khách hàng đưa ra quyết định chốt đơn nhanh chóng. Nhằm tăng tỷ lệ chuyển đổi từ người nhận email sang khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.

Sau khi đã có được giao diện ưng ý, công cụ sẽ hỗ trợ bạn gửi email đến tất cả khách hàng cùng một lúc, hoặc gửi email theo danh sách hay theo phân nhóm khách hàng khác nhau.

Tìm hiểu thêm: 8 sai lầm phổ biến khi sử dụng tiếp thị qua email cần tránh

Tham khảo thêm các giải pháp và tính năng khác của GoSELL

Không chỉ cung cấp công cụ email marketing, phần mềm GoSELL cũng đã nỗ lực phát triển và tích hợp một hệ sinh thái giải pháp hiện đại. Bao gồm: GoWEB hỗ trợ thiết kế website bán hàng chuẩn thương mại điện tử; GoAPP hỗ trợ thiết kế ứng dụng bán hàng mang thương hiệu riêng; GoPOS hỗ trợ quản lý toàn bộ hoạt động bán lẻ của doanh nghiệp chỉ trên một nền tảng duy nhất; GoSOCIAL hỗ trợ tối ưu quy trình phản hồi và lên đơn cho khách hàng ngay trên khung chat; GoLEAD hỗ trợ thiết kế các trang landing page quảng cáo, bán hàng không giới hạn; và GoCALL hỗ trợ xây dựng đội ngũ telesale chuyên nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất.

Cùng với hơn 30 tính năng quản lý và các công cụ marketing thông minh, tất cả đều được quản lý tập trung tại một nơi. Nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh cũng như tệp khách hàng tiềm năng để nâng cao doanh thu, lợi nhuận trong tương lai.

Sử dụng GoSELL, bạn có thể yên tâm vận hành kinh doanh đa kênh một cách toàn diện. Không cần phải hiểu biết chuyên sâu về lập trình mà chỉ cần thực hiện các thao tác cơ bản và các thiết bị làm việc có kết nối internet là bạn đã có thể quản lý, theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.

Kết luận

Hy vọng với những thông tin mà GoSELL đã chia sẻ trong bài viết, sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm và lý do vì sao bạn nên sử dụng email doanh nghiệp thay vì email cá nhân. Đồng thời, giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn để vận hành doanh nghiệp của mình một cách phù hợp. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các kiến thức và kinh nghiệm khác để phục vụ cho công việc kinh doanh của mình, mời bạn đọc truy cập vào trang chủ của GoSELL để biết thêm thông tin chi tiết.