Bài học

Gợi ý các cách quản lý đơn hàng online hữu ích nhất dành cho các shop

31 Tháng Mười, 2023

Nếu bạn chỉ tập trung vào việc tìm kiếm thị trường và khách hàng mà quên mất khâu cuối cùng là quản lý đơn hàng thì sẽ dẫn đến rất nhiều hệ lụy. Hiểu được vấn đề trên, GoSELL đề xuất đến bạn 5 gợi ý cách quản lý đơn hàng online, đồng thời cập nhật giải pháp công nghệ mới giúp bạn “bán hàng nhiều hơn”.

Tầm quan trọng khi áp dụng các quản lý đơn hàng online trong kinh doanh

Theo dõi thông tin đơn đặt hàng và quá trình xuất hàng; đóng gói; giao hàng hoặc hoàn hàng và thu hồi vốn – tất cả các công việc trên được gọi chung là quản lý đơn hàng. Toàn bộ quy trình này cần được diễn ra trơn tru, thống nhất và đúng tiến độ để hàng hóa đến tay khách hàng một cách an toàn, nhanh chóng.

Việc quản lý đơn hàng nhằm mục đích giảm thất thoát hàng hóa vô lý. Đồng thời, theo dõi đơn hàng sát sao giúp bạn nắm bắt những sự cố phát sinh bất ngờ để kịp thời tìm cách xử lý.

Nhưng nếu cách quản lý đơn hàng online sai cách, thì có thể dẫn đến việc gửi nhầm hàng cho khách; thu nhầm phí; thông tin bị sai. Vấn đề này không chỉ khiến bạn mất thời gian, công sức mà nghiêm trọng hơn là ảnh hưởng đến uy tín bán hàng.

Xem thêm: Mẹo quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh online

Những sai lầm trong quy trình quản lý đơn hàng online

Trước khi tìm cách quản lý đơn hàng online hiệu quả, thì bạn cần phải tìm ra được những sai lầm trong khâu quản lý của mình. Dựa vào các sai lầm được nêu bên dưới, bạn hãy điểm lại xem mình có mắc phải một trong số đó không nhé.

Xem thêm: 13 cách bán hàng online hiệu quả nhất hiện nay

Mông lung về số lượng hàng tồn kho 

Nếu không kiểm soát được hàng tồn kho một cách chi tiết và cụ thể, rất có thể dẫn đến các khả năng giao hàng không đúng hẹn. Nếu bạn đã hẹn khách nhưng lại không có hàng giao, có thể khiến khách hàng có ấn tượng không tốt về dịch vụ của bạn, dễ dàng rời đi và không ghé lại vào những lần sau.

Cách phân loại hàng hóa không khoa học

Thử hình dung, nếu bạn có một số lượng đơn đặt hàng lớn và chúng được phân chia thành các loại như: Ship cod; chuyển phát nhanh; không thu phí; miễn phí ship… Thì bạn sẽ có thể chắc chắn rằng mình giao đúng hàng, không bị nhầm lẫn. Vậy nên phân loại hàng hóa khoa học là công việc rất cần thiết.

Quản lý theo phương pháp thủ công

Cách quản lý đơn hàng online bằng thủ công (nhập thông tin lên file Excel, sổ sách) dẫn đến nhầm lẫn; thiếu sót; thất thoát doanh thu.

Xem thêm: Các hình thức quản lý đơn hàng bằng excel hiệu quả nhất

Nhầm lần quy trình kiểm kho

Dễ bị nhầm lẫn quy trình nhập trước – xuất sau hoặc nhập sau – xuất trước. Đây thực sự là một sự nhầm lẫn tai hại trong cách quản lý đơn hàng online. Nó sẽ nghiêm trọng hơn nếu bạn đang kinh doanh các mặt hàng thực phẩm; thực phẩm chức năng; thuốc men; hàng điện tử. Vì nếu các mặt hàng trên được lưu trữ quá lâu trong kho, chúng có thể bị giảm chất lượng; hết hạn sử dụng gây ảnh hưởng đến sức khỏe của khách hàng. 

5 cách quản lý đơn hàng online mang lại hiệu quả kinh doanh tốt

Sau đây là 5 cách quản lý đơn hàng hiệu quả giúp bạn tự tin cải thiện doanh thu và lợi nhuận.

Cách quản lý đơn hàng online sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng online

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, các phần mềm quản lý đơn hàng lần lượt ra đời và không ngừng cải tiến từng ngày. Đây là cách quản lý đơn hàng online giúp chủ shop có thể tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, đơn giản hóa các quy trình mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc tốt nhất.

Các phần mềm ngày nay tương thích với mọi thiết bị (laptop, smartphone) và chỉ cần có kết nối internet là bạn có thể quản lý, theo dõi trạng thái tất cả các đơn hàng ở bất cứ đâu, mà không phải thụ động ở một chỗ.

Cách quản lý đơn hàng online nằm lòng nguyên tắc: Nhập trước – Xuất sau

Có thể bạn đã nghe nguyên tắc này nhiều lần, tuy vậy khi triển khai kinh doanh thực tế thì không ít công ty vẫn mắc sai lầm – bỏ sót mất những đơn đặt hàng cũ của khách hàng. Và lý do điển hình là do quá trình nhập liệu bị lỗi kỹ thuật.

Đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc mới thành lập thường sẽ không tránh khỏi lỗi này do chưa có được một hệ thống chuyên nghiệp để nhập/xuất đơn hàng. Vì vậy để áp dụng tốt nguyên tắc “nhập trước, xuất sau”, doanh nghiệp nên trang bị cho mình một phần mềm quản lý phù hợp nhất.

Cách quản lý đơn hàng online tìm đối tác giao hàng uy tín

Cách quản lý đơn hàng online được nhắc đến tiếp theo là tìm đối tác giao hàng uy tín. Thị trường ngày nay xuất hiện rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ giao hàng cho các shop như: GHN, GHTK, AhaMove… với chất lượng và mức giá cạnh tranh. Điều này giúp các shop dễ dàng hơn trong việc tìm ra một đối tác cung cấp dịch vụ giao hàng chân ái cho mình.

Bởi khi shop lựa chọn được đối tác giao hàng ưng ý, cũng là thể sự quan tâm của shop đến khách hàng, từ đó chính khách hàng cũng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp của shop. Có thể thấy tìm được đối tác giao hàng chính là một phần quyết định: Khách hàng có nên quay lại shop mua hàng hay không.

Cách quản lý đơn hàng online lập file theo dõi tình trạng các đơn hàng

Để dễ dàng kiểm tra đơn hàng và chủ động liên lạc với bên giao hàng khi có sự cố phát sinh, thì bạn nên lập một file mã của các đơn hàng (mã đơn hàng này sẽ được bên dịch vụ giao hàng cung cấp cho từng đơn hàng) để việc kiểm tra được thuận lợi hơn. Nếu có xảy ra sự cố bạn cũng sẽ kịp thời thông báo đến khách hàng nhanh chóng, và đưa ra hướng giải quyết phù hợp.

Cách quản lý đơn hàng online quản lý lượng hàng tồn kho sát sao

Nếu bạn quá tập trung vào việc đẩy mạnh hoạt động tìm kiếm thị trường và bán hàng thì rất có thể công đoạn quản lý hàng tồn kho sẽ bị lãng quên. Cách quản lý đơn hàng online đơn giản nhất cho trường hợp trên là sử dụng phần mềm quản lý đơn đặt hàng có kèm thêm tính năng đồng bộ hóa dữ liệu trên hệ thống quản lý chung, đồng thời tự động thông báo cho bộ phận kho. Có như vậy, công việc sẽ được đơn giản hóa và các hoạt động cũng sẽ được cân bằng để đi đến hiệu quả kinh doanh cao nhất.

Quản lý đơn hàng online hiệu quả với GoSELL

Sử dụng tính năng quản lý đơn hàng của GoSELL, bạn hoàn toàn có thể thực hiện hiệu quả 5 gợi ý về cách quản lý đơn hàng online trên và hơn thế nữa. Bởi:

Áp dụng nhiều phương thức kiểm kho khác nhau

Chỉ cần thực hiện quét mã vạch hoặc nhập tên sản phẩm là có thể dễ dàng tạo đơn hàng trong nháy mắt. Bạn cũng có thể thực hiện các thao tác: Xác nhận đơn hàng, in phiếu vận chuyển và in hóa đơn cùng lúc nhiều đơn hàng. Điều này sẽ giúp các bộ phận vận hành đẩy nhanh tiến độ quá trình xuất kho, vận chuyển…

Phân tích nguồn đơn hàng

Nắm bắt tình hình kinh doanh dễ dàng hơn thông qua chức năng phân tích. Giờ đây bạn có thể biết được: Đơn hàng đến từ kênh bán hàng nào, trạng thái đơn hàng, phương thức thanh toán và ngày tạo đơn hàng cụ thể nhất.

Đồng bộ hàng tồn kho

Mọi thông tin đơn hàng từ các kênh (Shopee, Lazada, GoMUA, Website, App bán hàng, POS tại cửa hàng) đều được đồng bộ trên 1 trang quản trị duy nhất, bạn có thể theo trạng thái đơn hàng rõ ràng và trực quan. Tiết kiệm thời gian tối đa so với việc quản lý từng gian hàng riêng lẻ.

CRM

Tích hợp hệ thống CRM, cho phép bạn lưu trữ – tìm kiếm – quản lý – phân loại khách hàng dễ dàng hơn. Từ đó hiểu rõ từng đối tượng khách hàng và phân nhóm khách hàng dựa trên các tiêu chí khác nhau, giúp bạn có chiến lược marketing phù hợp.

Phân loại khách hàng

Gắn tag theo hành vi sở thích mua hàng trên CRM cho từng nhóm đối tượng cụ thể, phân tách từng nhóm khách hàng để tạo các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, voucher… tương ứng. Việc phân nhóm dựa theo sở thích và hành vi khách hàng để gửi thông báo đẩy về sản phẩm họ quan tâm nhằm tăng khả năng mua hàng. Bạn cũng có thể gửi email marketing để quan tâm và chăm sóc khách hàng một cách đơn giản, thuận tiện cho các nhóm đối tượng đã chọn.

Tích hợp vận chuyển với nhiều đơn vị uy tín

Về vấn đề giao hàng, bạn không phải tốn nhiều thời gian để tự liên hệ với đơn vị giao hàng vì GoSELL đã liên kết các nhà vận chuyển lớn như: AhaMove, Giaohangtietkiem, GHN. Trong quá trình vận chuyển bạn có thể theo dõi trạng thái đơn hàng nhằm tránh sai sót hoặc bỏ lỡ đơn hàng.

Xuất file báo giá

Tính năng gửi bảng báo giá, khi nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng – Bạn chỉ cần tạo và xuất file báo giá gửi đến khách hàng. Điểm ưu việt ở tính năng này là bạn có thể báo giá nhiều sản phẩm cùng một lúc, giúp tăng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.

Quản lý đơn hàng

Tính năng quản lý đơn hàng cho phép nhà bán hàng lọc ra các đơn hàng theo từng nhân viên, từ đó dễ dàng theo dõi hiệu suất bán hàng, bám sát quá trình xử lý đơn hàng và hạn chế những rủi ro.

Xác nhận đơn hàng loạt

Tính năng xác nhận hàng loại đơn hàng từ nhiều tài khoản bán hàng Shopee giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhân lực khi phải thao tác xác nhận 1000+ đơn đặt hàng trong ngày. Từ đó đẩy nhanh tiến độ thông báo giao – nhận hàng cho khách hàng khi mua sắm trên Shopee, đặc biệt là vào các ngày Flash sale.

In đơn và phiếu vận chuyển nhanh chóng

Hỗ trợ xử lý, in hàng trăm đơn hàng và phiếu vận chuyển cùng một lúc giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng tổng số đơn hàng xử lý lên nhiều lần trong ngày. Thao tác này sẽ cực kỳ hữu dụng vào những ngày shop đang diễn ra chương trình khuyến mãi, cần xử lý một lượng lớn đơn hàng. Nhiều đơn hàng đã xử lý sẽ nhanh chóng đến tay khách hàng, giúp gia tăng trải nghiệm mua hàng.

Lọc đơn hàng

Lọc đơn hàng theo từng phương thức thanh toán (Visa/ATM/COD/Ví điện tử), giúp bạn tìm lại các giao dịch để đối soát chính xác và nhanh chóng. Theo dõi và nhận biết được hình thức thanh toán nào được sử dụng rộng rãi, từ đó có những chiến dịch hỗ trợ thanh toán phù hợp.

Tóm lại

GoSELL luôn sẵn sàng lắng nghe những khó khăn và giải đáp các thắc mắc, cũng như hỗ trợ tốt nhất cho công việc kinh doanh online của bạn. Liên hệ ngay đến chúng tôi để được tư vấn kỹ càng.

Như vậy GoSELL đã tổng hợp và cập nhật đến bạn các thông tin về cách quản lý đơn hàng online dành cho các shop sao cho hiệu quả, tối ưu nhất. Bạn đang quản lý đơn hàng của mình theo cách nào? Hy vọng sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ có thêm ý tưởng để công việc quản lý của mình được thuận tiện hơn và phù hợp với quy mô kinh doanh.