Kiến thức

DMS – Giải pháp hữu hiệu cho bài toán quản lý hệ thống phân phối

15 Tháng Tư, 2024

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý hiệu quả cho hệ thống phân phối của mình? DMS (Distribution Management System) có thể là câu trả lời hoàn hảo cho bạn. Với khả năng tích hợp và tự động hóa quy trình, DMS là công cụ không thể thiếu để nâng cao hiệu suất và tăng cường hiệu quả hoạt động của hệ thống phân phối của bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về DMS và lý do tại sao nó là giải pháp hữu hiệu cho bài toán này nhé.

Định nghĩa: DMS là gì?

DMS – Distribution Management System, tiếng Việt có nghĩa là Hệ thống quản lý phân phối là một phần mềm quản lý toàn diện được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các hoạt động quan trọng trong quá trình phân phối. Từ việc theo dõi, điều phối và lập kế hoạch lộ trình cho đến quản lý hàng tồn kho và tối ưu hóa quá trình giao nhận hàng hóa, DMS giúp bạn giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất hoạt động.

Với DMS, bạn có thể quản lý một cách tổ chức và hiệu quả toàn bộ chuỗi cung ứng. Bằng cách tích hợp các thông tin về sản phẩm, đơn đặt hàng, vận chuyển, kho hàng vào một nền tảng duy nhất, DMS giúp bạn giảm thiểu thời gian và công sức trong việc theo dõi, cập nhật dữ liệu. Điều này không chỉ giúp tăng cường độ chính xác mà còn cung cấp thông tin thời gian thực để bạn có thể ra quyết định và ứng phó nhanh chóng với các thay đổi trong hệ thống kênh phân phối của mình.

Lợi ích của DMS trong quản lý hệ thống phân phối

Tăng cường hiệu quả vận chuyển

Một trong những lợi ích quan trọng của DMS là khả năng tối ưu hóa quá trình giao nhận hàng hóa. Bằng cách sử dụng các thuật toán và phân tích thông minh, DMS giúp bạn lập kế hoạch lộ trình giao hàng một cách tối ưu, từ việc chọn đường đi ngắn nhất và hiệu quả nhất cho đến việc xác định thời gian giao hàng phù hợp nhất. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc, mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng với dịch vụ giao hàng chính xác và đáng tin cậy.

Tham khảo thêm: Những lưu ý khi lựa chọn đơn vị vận chuyển bán hàng

Quản lý kho hàng thông minh

Ngoài ra, DMS cung cấp cho bạn khả năng theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác, hiệu quả. Bạn có thể theo dõi số lượng hàng hóa, vị trí, và trạng thái của chúng trong thời gian thực. Việc này giúp bạn định rõ nguồn gốc và quy trình của từng sản phẩm trong chuỗi cung ứng, từ khi xuất xưởng cho đến khi đến tay khách hàng. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp bạn giảm thiểu thiệt hại và mất mát mà còn cung cấp cho bạn thông tin quan trọng để phát hiện cũng như khắc phục các vấn đề nhanh chóng.

Quản lý đơn hàng tự động

Bên cạnh đó, DMS giúp tối ưu hóa quy trình đặt hàng, từ việc tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng, đến giao hàng và thanh toán. Hệ thống tự động hóa này giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tốc độ xử lý đơn hàng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Xem thêm: 8 Bước quản lý đơn hàng hiệu quả và lợi ích mang lại

Tối ưu hóa thông tin khách hàng

Hơn nữa, DMS cho phép lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, bao gồm lịch sử mua hàng, địa chỉ, thông tin liên hệ và yêu cầu đặc biệt. Đây là điều sẽ giúp bạn tạo ra các chiến lược tiếp thị hiệu quả, tăng cường tương tác với khách hàng và nâng cao sự trung thành của khách hàng.

Làm sao để lựa chọn phần mềm quản lý hệ thống phân phối (DMS) phù hợp?

Trên thị trường ngày càng cạnh tranh hiện nay, việc sử dụng một giải pháp quản lý hệ thống phân phối hiệu quả như DMS là một lợi thế không thể bỏ qua. Với khả năng tích hợp, tự động hóa và tối ưu hóa quy trình, DMS giúp bạn nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót, song cũng giúp tăng cường trải nghiệm của khách hàng. Lựa chọn một phần mềm quản lý hệ thống phân phối (DMS) phù hợp là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng mà bạn nên xem xét để lựa chọn phần mềm DMS phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn:

Phân tích nhu cầu

Đầu tiên, bạn cần phân tích và xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp. Điều gì bạn mong muốn phần mềm DMS thực hiện? Quy trình nào trong hệ thống phân phối mà bạn muốn cải thiện và tối ưu hóa? Hãy xác định các tính năng hoặc chức năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu của bạn.

Tính linh hoạt và tùy chỉnh

Phần mềm DMS phù hợp nên cho phép bạn tùy chỉnh và điều chỉnh các quy trình phân phối theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Hãy đảm bảo rằng phần mềm có tính linh hoạt cao hoặc có thể thích nghi với mô hình kinh doanh và quy trình của bạn.

Tính tương thích và tích hợp

Kiểm tra tính tương thích và khả năng tích hợp của phần mềm DMS với các hệ thống, công cụ khác mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng, chẳng hạn như hệ thống quản lý khách hàng (CRM) hoặc phần mềm quản lý kho.

Đánh giá hiệu suất

Bạn hãy nghiên cứu về hiệu suất và độ tin cậy của phần mềm DMS. Đọc đánh giá từ người dùng khác, tìm hiểu về độ ổn định, khả năng mở rộng và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm.

Đáng tin cậy và an toàn

Đảm bảo phần mềm DMS được phát triển và cung cấp bởi một nhà cung cấp đáng tin cậy và có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý hệ thống phân phối. Bảo mật dữ liệu cũng là một yếu tố quan trọng, vì vậy hãy đảm bảo rằng phần mềm DMS tuân thủ các tiêu chuẩn an ninh thông tin.

Tính dễ sử dụng và đào tạo

Kiểm tra giao diện và trải nghiệm người dùng của phần mềm DMS. Nó cần phải dễ sử dụng, dễ tiếp cận cho người dùng. Hơn nữa, hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp cung cấp đào tạo và hỗ trợ tốt để giúp nhân viên của bạn làm quen, sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.

Tính khả thi tài chính

Hãy xác định ngân sách của bạn để tìm kiếm phần mềm DMS phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp. Hãy cân nhắc giá trị dài hạn mà phần mềm có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

Trên đây là tất cả các yếu tố cần chú trọng khi bạn muốn tìm một phần mềm DMS chuẩn chỉnh và phù hợp. Với xu hướng kinh doanh chuyển đổi số như hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ muốn có được khả năng tối ưu hóa doanh thu và quy trình vận hành của DMS, mà còn muốn phát triển thêm khả năng quản lý và chuyển đổi hệ thống phân phối một cách toàn diện. Cộng thêm việc các chủ doanh nghiệp hiện nay không chỉ tương tác, kinh doanh, phân phối các sản phẩm/ dịch vụ qua một kênh duy nhất, mà trên đa kênh cùng lúc (sàn TMĐT, cửa hàng truyền thống, website/ app bán hàng, mạng xã hội….).

Vì vậy, một giải pháp vừa có thể đáp ứng thực hiện các công việc DMS, vừa mang lại các tiện ích mở rộng để liên kết hệ sinh thái quản lý phân phối với các kênh bán lẻ hiện đại (CTV, đại lý,…), đồng thời vừa phát triển kinh doanh đa kênh từ online đến offline chính là một giải pháp hoàn hảo. 

Bởi thế, GoSELL với bộ công cụ quản lý tiện ích, tích hợp nhiều tính năng, hoàn toàn có thể giúp bạn xử lý các hoạt động phân phối trên đa nền tảng là một giải pháp thích hợp nhất dành cho bạn.

Quản lý hệ thống phân phối nhờ GoSELL

GoSELL là một giải pháp hỗ trợ toàn diện, có thể đáp ứng được tất cả các tiêu chí kể trên. GoSELL tích hợp các công cụ quản lý trên cùng một hệ thống tập trung vừa giúp cho doanh nghiệp của bạn dễ dàng tiến hành quản lý các phân đoạn, hoạt động của DMS, vừa hỗ trợ bạn liên kết hệ sinh thái quản lý nhà phân phối với các hình thức bán lẻ phổ biến hiện nay và phát triển kinh doanh đa kênh một cách chi tiết, bất kể là bạn đang kinh doanh ở bất kỳ lĩnh vực nào.

Các tính năng hỗ trợ quản lý phân phối

GoSELL cung cấp đến doanh nghiệp các tính năng hỗ trợ quản lý phân phối, giúp bạn quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa từ nhà cung cấp đến người bán và từ người bán đến tay các khách hàng. Nhờ các tính năng này, bạn sẽ có thể vừa tinh gọn thời gian phân phối, vừa tối ưu và kiểm soát quá trình này dễ dàng, hiệu quả hơn.

Quản lý nhà cung cấp

Tính năng quản lý nhà cung cấp giúp người bán kiểm tra, theo sát danh sách các đơn vị cung cấp sản phẩm của mình, bao gồm: Trạng thái hàng hóa, quy trình nhập hàng, lịch sử vận chuyển… giúp quản lý nguồn cung sản phẩm đa dạng một cách hiệu quả. Bằng cách tối ưu hóa quy trình nhập hàng, tính năng này còn hỗ trợ bạn giảm thiểu rủi ro thiếu hoặc thừa hàng hóa, tiết kiệm thời gian và nguồn lực tối đa.

Chuyển hàng

Tính năng vận chuyển hàng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc theo dõi hàng hóa được chuyển đổi giữa các chi nhánh trong cùng hệ thống một cách đơn giản. Cùng với đó, việc theo dõi lịch sử chuyển hàng hay quá trình vận chuyển giữa các chi nhánh cũng thuận tiện hơn rất nhiều.

Quản lý vận chuyển

Được tích hợp trực tiếp với các đơn vị vận chuyển hàng đầu trong nước như Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, AhaMove và cả quốc tế, hệ thống giúp quy trình lên đơn của khách hàng trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp và tiện lợi chỉ bằng vài lần nhấp chuột. Điều này đáp ứng nhu cầu về chi phí hợp lý và tốc độ giao hàng nhanh cho người mua hàng, từ xác nhận đơn đến quá trình giao hàng. Tất cả nhằm nâng cao trải nghiệm hài lòng của khách hàng.

Quản lý phân phối hàng hóa đến các đại lý bán hàng

Tính năng đại lý bán hàng cho phép doanh nghiệp theo dõi toàn bộ thông tin kho hàng, các hoạt động chuyển hàng đến đại lý một cách chi tiết, hiệu quả. Cụ thể hơn, tính năng này hỗ trợ bạn quản lý hệ thống phân phối bằng cách cho phép tạo đơn chuyển hàng và quản lý quá trình vận chuyển nhanh chóng (ghi nhận các trạng thái vận chuyển hàng như: vận chuyển, sẵn sàng vận chuyển, đang vận chuyển, đã nhận). Đồng thời, hỗ trợ lưu trữ lịch sử chuyển hàng trên hệ thống để bạn không bị sai phạm hay thiếu sót thông tin nào khi tiến hành chuyển giao hàng hóa.   

Các công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng 

GoSELL giúp đỡ bạn trong các phân đoạn quản lý như:

Quản lý sản phẩm 

Việc kiểm soát cũng như quản lý hàng hóa của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết nhờ tính năng quản lý sản phẩm của GoSELL. Công cụ này giúp bạn quản lý sản phẩm dựa trên mã SKU, mã vạch, mã IMEI hoặc mã seri để giúp bạn nắm rõ tình trạng, thông tin sản phẩm thật chi tiết

Đồng bộ sản phẩm

Cho phép chủ doanh nghiệp đồng bộ thông tin sản phẩm từ offline cho đến các kênh online trên một trang quản trị duy nhất. Từ đó giúp bạn theo dõi, kiểm tra và quản lý hàng hóa kỹ lưỡng, chi tiết nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất kinh doanh.

Quản lý dịch vụ

Tính năng cho phép bạn thiết lập và quản lý toàn bộ các hoạt động dịch vụ của doanh nghiệp nhằm mang đến khách hàng trải nghiệm mua sắm tuyệt vời qua các tiện ích như là đặt lịch hẹn, nắm bắt thời gian hoạt động, tra chi nhánh gần nhất, lựa chọn nhiều hình thức thanh toán khác nhau. Đồng thời, cho phép khách hàng tích điểm sau mỗi lần đăng ký dịch vụ/ mua hàng để góp phần kích thích mua sắm, duy trì sự trung thành của họ. 

Quản lý đơn hàng đa kênh

Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi và xử lý thông tin đơn hàng từ các chi nhánh, nền tảng khác nhau cùng lúc mà không bị tiêu tốn quá nhiều thời gian để nâng cao hiệu suất kinh doanh và rút gọn thời gian giao hàng nhờ tính năng quản lý đơn hàng. Bên cạnh đó, tính năng còn hỗ trợ bạn xử lý các vấn đề không mong muốn xảy ra trong quá trình lên đơn giúp đem lại sự hài lòng cho khách hàng.

Quản lý kho hàng thật chi tiết

Tính năng hỗ trợ quản lý kho hàng của doanh nghiệp chính xác đến từng kênh bán hàng. Cho phép bạn theo dõi, sát sao toàn bộ các biến động số lượng hàng hóa, giúp kiểm soát hàng tồn kho một cách chặt chẽ nhằm giảm thất thoát hàng hóa, đảm bảo nguồn cung cấp cho khách hàng.

Quản lý thông tin khách hàng

Tích hợp tính năng CRM giúp bạn quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng thật chặt chẽ sau khi thu thập được từ nhiều kênh khác nhau. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể phân nhóm khách hàng để phục vụ cho các hoạt động chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và triển khai các chiến dịch marketing/ remarketing hiệu quả. 

Quản lý nhân viên hiệu quả

Chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể đảm bảo hiệu suất hoạt động của các cơ sở kinh doanh thông qua việc đánh giá năng suất làm việc của nhân viên với tính năng này. Đồng thời có thể hỗ trợ theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các nhóm công việc của nhân viên một cách dễ dàng để chắc chắn quy trình vận hành kinh doanh không xảy ra sai sót.

Quản lý chi nhánh

Bạn sở hữu cùng lúc nhiều chi nhánh ư? Đừng lo, tính năng này cho phép bạn quản lý toàn bộ các chi nhánh trên một nền tảng tập trung duy nhất. Ngoài ra, tính năng còn hỗ trợ kiểm soát toàn bộ quá trình vận hành hàng hóa của các chi nhánh từ nhập hàng, chuyển hàng, kiểm kho đến tổng kết báo cáo doanh thu một cách chi tiết, không sai sót.

Các tính năng hỗ trợ khác

Bên cạnh các tính năng quản lý, bạn có thể sử dụng các tính năng hỗ trợ khác như: livestream, tạo barcode, tích hợp các hình thức thanh toán, tạo website liên hệ,….để giúp kích thích và gia tăng tỷ lệ chốt đơn trên đa kênh, đa nền tảng. Từ đó, việc nâng hiệu suất kinh doanh cũng như tăng doanh thu sẽ trở nên dễ dàng hơn. 

Các tính năng hỗ trợ marketing

Ngoài ra, GoSELL còn tích hợp các công cụ hỗ trợ marketing/ remarketing để hỗ trợ việc bán hàng thuận lợi hơn. Ví dụ như các tính năng hỗ trợ tiếp thị bán hàng như: Flash sales, tạo giá bán sỉ, tạo mã giảm giá hoặc chương trình cho khách hàng thân thiết,… sẽ giúp kích thích hành vi mua sắm của khách hàng. Còn các tính năng tiếp thị nội dung như: email marketing, blog, SEO, thông báo đẩy,… sẽ giúp bạn nâng cao giá trị và độ nhận biết thương hiệu và quảng bá sản phẩm/ dịch vụ đến đúng đối tượng. Không dừng lại ở đó, các tính năng như Google Analytics, Facebook Pixel,..cũng là các công cụ phục vụ cho việc nghiên cứu, phân tích khách hàng để giúp bạn thấu hiểu khách hàng hơn.

Tổng kết

Tổng kết, DMS là một giải pháp hiệu quả và hữu ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý hệ thống phân phối. Với những lợi ích vượt trội mà nó mang lại, DMS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình phân phối, tăng cường hiệu suất và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để cải thiện quản lý hệ thống phân phối, chắc chắn bạn không nên bỏ qua một giải pháp toàn diện là GoSELL. Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline (028) 7303 0800 hoặc địa chỉ email hotro@gosell.vn khi cần được hỗ trợ chi tiết về quản lý hệ thống phân phối!