Kiến thức

Proposal là gì? Cấu trúc chi tiết của một Proposal chuyên nghiệp

18 Tháng Ba, 2024

Proposal là một hình thức quan trọng giúp trình bày ý tưởng một cách chuyên nghiệp và hấp dẫn để thu hút sự quan tâm của đối tác hoặc khách hàng. Một bản Proposal chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp thu được hợp đồng làm việc và xây dựng mối quan hệ lâu dài với bên đối tác hoặc khách hàng. GoSELL sẽ hướng dẫn bạn cách viết Proposal một cách chi tiết và hiệu quả, giúp bạn có được sự thành công từ những bước đầu tiên.

Proposal là gì?

Thực tế, Proposal được xem là bản tài liệu hoặc bản đề xuất về một giải pháp hoặc một đề xuất cho vấn đề nan giải nào đó của doanh nghiệp. Tùy theo từng trường hợp mà bản Proposal sẽ trình bày những thông tin khác nhau. Tuy nhiên, đa phần trong tài liệu này sẽ chứa những thông tin chính như sau: ý tưởng, chiến lược, ngân sách, thời gian thực hiện, điều khoản hợp đồng,… cho một dự án, chiến lược tới đối tác hoặc khách hàng tiềm năng.

Loại tài liệu này sẽ được trình bày qua Excel, Powerpoint, Canva… Một Proposal được đánh giá cao khi nó thể hiện đúng trọng tâm của vấn đề, đề xuất được những giải pháp thực chiến và lợi ích cho đối tượng mục tiêu. Điều này cực kỳ quan trọng vì nó cho khách hàng thấy được lợi thế mà họ sẽ nhận được, sự khác biệt của dịch vụ/ sản phẩm của bạn so với đối thủ.

Các loại Proposal phổ biến hiện nay

Tùy vào từng mô hình kinh doanh, mục tiêu mà bạn có thể lựa chọn loại Proposal phù hợp với chính mình. Vậy các doanh nghiệp đang sử dụng Proposal là gì?

• Proposal kinh doanh: thể hiện và trình bày ý tưởng kinh doanh, dự án, hoặc dịch vụ một cách chuyên nghiệp và thuyết phục bao gồm: xác định lợi thế cạnh tranh, phân tích chi tiết khách hàng tiềm năng, ưu điểm/khuyết điểm dịch vụ hay sản phẩm đang có.
• Proposal nghiên cứu: đây là tài liệu quan trọng và phổ biến mà bất cứ ai khi tham gia nghiên cứu cũng phải thực hiện, đặc biệt chúng thường xuất hiện trong ngành giáo dục và nghiên cứu khoa học.
• Proposal phát hành các ấn phẩm nghệ thuật: bản thảo tổng hợp tất cả thông tin, hình ảnh về các ấn phẩm nghệ thuật, phân tích những giá trị mà nó mang lại từ đó, kêu gọi các doanh nghiệp/ nhà xuất bản đầu tư.

Nội dung của Proposal là gì?

Một bảng Proposal chuyên nghiệp cần đảm bảo 4 điều cơ bản, bao gồm: Phần giới thiệu, lấy khách hàng làm trọng tâm, mô tả chi tiết, chứng minh năng lực chuyên môn của doanh nghiệp.

Phần giới thiệu

Đối với phần mở đầu, bạn không cần phải vòng vo mà có thể đi ngay vào trọng tâm của vấn đề, giới thiệu đủ tên dự án/chương trình, người thực hiện Proposal này và mục đích của Proposal là gì? Ngoài ra, bạn cũng nên có bảng mục lục và thông tin liên hệ để khách hàng hoặc đối tác dễ theo dõi và liên lạc.

Đặt khách hàng làm trọng tâm

Khi đặt khách hàng lên hàng đầu, bạn sẽ có góc nhìn đa chiều hơn khi biết cách thể hiện điểm khác biệt và lợi thế cạnh tranh so với đối thủ bằng những thông tin như sau: mục tiêu của dự án, thời gian bắt đầu triển khai, timeline chi tiết cho từng giai đoạn và lợi ích của các bên tham gia.

Xem thêm: Các yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Mô tả chi tiết

Với phần này, bạn cần phải bắt tay trong việc nêu ra được những gì bạn đã và sẽ làm cho dự án. Đồng thời, các ý tưởng đề xuất cho dự án là điều bắt buộc phải có, để chứng minh cho khách hàng về độ khả thi khi thực hiện cũng như xây dựng niềm tin với họ. Ý tưởng này sẽ được dựa trên những nghiên cứu, phân tích insight, hành vi khách hàng trước đó của nhãn hàng.

Ngoài ra, tùy theo nhu cầu, mục đích sử dụng theo từng trường hợp mà chúng ta có thể thêm thông tin cho phù hợp. Ví dụ, nếu bảng Proposal của bạn đơn giản thì bạn chỉ cần trình bày chi tiết 2-3 mục trọng tâm nhất. Ngược lại, nếu bạn đang thực hiện dự án có quy mô lớn thì có thể trình bày chi tiết nhiều phần từ nghiên cứu, chiến lược giá, chính sách khuyến mãi, kế hoạch bán hàng, kế hoạch chạy quảng cáo,…

Chứng minh năng lực

Ở phần cuối của Proposal, đây là phần góp phần quyết định được bạn chính là lựa chọn duy nhất phù hợp với họ. Để viết nội dung ở phần này bạn cần phải có những thông tin như sau: giới thiệu tên công ty, lịch sử thành lập, thành viên, nhân sự của công ty, các dự án, đối tác mà bạn đã hợp tác, các giải thưởng, chứng chỉ nhận được và cuối cùng là những phản hồi tích cực từ khách hàng.

Cách tạo một Proposal chuyên nghiệp

Sau khi hiểu Proposal là gì rồi thì làm thế nào để bạn triển khai một Proposal chuẩn chỉnh, chuyên nghiệp nhất. Dưới đây là 4 bước cơ bản mà bạn có thể thực hiện:

Bước 1: Xác định mục tiêu Proposal là gì?

Khi bắt đầu thực hiện, bạn cần vạch ra cho mình những câu hỏi cần trả lời. Ví dụ, ai sẽ là người đọc tài liệu này? Họ đang quan tâm đến những vấn đề gì? Giọng điệu, từ ngữ và hình ảnh như thế nào để phù hợp với Proposal này?

Mặc dù, các câu hỏi sẽ làm bạn mất chút ít thời gian, thế nhưng khi xác định được những câu trên thì bạn đã nắm được tình hình tổng quan và toàn tâm toàn ý tập trung vào để xây dựng Proposal hiệu quả nhất.

Bước 2: Liệt kê những vấn đề mà Proposal là gì mà bạn sẽ giải quyết

Một khi bạn nêu ra được những vấn đề mà khách hàng/đối tác đang đối mặt thì cũng là lúc bạn thiết lập được mục tiêu mà mình cần nỗ lực để giải quyết trong Proposal này. Ở bước này, bạn cần trả lời các câu sau:

• Đối tượng mà Proposal nhắm tới là ai?
• Nội dung chính là gì?
• Tình trạng của vấn đề là gì?

Một khi bạn dẫn dắt được đúng vấn đề, bạn có thể khiến khách hàng quan tâm hơn ở các mục tiếp theo.

Bước 3: Giải quyết vấn đề

Khi vấn đề ở bước 2 được xác định thì bạn tiếp tục đề xuất các  giải pháp ngay. Để thuyết phục được họ, bạn cần phải trình bày quan điểm một cách rõ ràng, trực quan và logic, đặc biệt phải nêu rõ ngân sách thực hiện cho từng hạng mục. Đây là cách sẽ giúp khách hàng nắm được bức tranh tổng thể, giúp họ tự tin để hợp tác với bạn.

Bước 4: Kết luận Proposal

Đến phần kết luận, khách hàng cần xem lại những gì bạn vừa trình bày, vì thế mà bạn cần phải hệ thống hóa lại các thông tin một cách ngắn gọn, đúng trọng tâm bao gồm: mục đích, giải pháp, chi phí đề xuất. Đặc biệt, bạn hãy nhớ thêm vào Proposal của mình lời cảm ơn, thông tin liên lạc sẽ giúp người đọc có nhiều thiện cảm, và liên lạc với bạn dễ dàng hơn.

Một số lưu ý khi làm Proposal là gì?

Trong quá trình kinh doanh, Proposal đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc trình bày phương án, kế hoạch của mình đến với quý khách hàng nhưng nhiều người vẫn mắc phải các lỗi sai. Vậy cách để khắc phục những lỗi trong Proposal là gì?

• Chăm chút, tỉ mỉ: Khi bắt đầu viết Proposal, bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng từ Proposal là gì? Proposal sẽ hỗ trợ những gì để khi trình bày trước khách hàng một cách chỉn chu. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần để tâm khi thực hiện loại tài liệu thông dụng này.
• Tính thuyết phục cao: điều này cực kỳ quan trọng khi các lập luận, dẫn chứng của bạn càng thuyết phục thì sẽ rất dễ lôi cuốn khách hàng quan tâm, nếu không họ sẽ dễ dàng từ chối lời đề xuất của bạn ngay lập tức.
• Nghiên cứu kỹ càng: khi thực hiện tài liệu này, bạn hãy đặt mình vào tâm thế của một người đọc để có thể thấu hiểu những “pain point” của họ, cẩn thận từng chi tiết từ nghiên cứu hành vi, thông tin, số liệu, biểu đồ thông qua những nguồn uy tín.
• Xác định được đối tượng: Để thực hiện một đề xuất “nhắm đúng người” bạn cần xác định rõ đối tượng của mình là ai, họ có những đặc điểm, vấn đề như thế nào. Để từ đó, chúng ta dễ dàng triển khai Proposal hiệu quả hơn.

Những trường hợp mà doanh nghiệp sử dụng Proposal là gì?

Việc làm bản đề xuất này là bước quan trọng đối với doanh nghiệp vì nó không chỉ là cơ hội để trình bày ý tưởng hay dự án, mà còn là cầu nối với khách hàng, đối tác và các nhà tài trợ. Nó không chỉ xây dựng lòng tin từ phía đối tác mà còn tạo ra cơ hội mới, mở rộng quan hệ kinh doanh và giúp doanh nghiệp nắm bắt những cơ hội trên thị trường.

Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp khi mới bắt đầu hành trình kinh doanh của mình gặp rất nhiều vấn đề từ việc tổng hợp hình ảnh, thông tin công ty sao cho chỉn chu, chưa xây dựng, quảng bá thông tin trên các trang mạng xã hội, việc này sẽ gây nhiều khó khăn cho họ trong việc tạo sự tin tưởng và tiếp cận mạnh mẽ từ khách hàng.

Một trong những công ty công nghệ chuyên hỗ trợ cung cấp các gói giải pháp Marketing bán hàng cho doanh nghiệp là Mediastep – với giải pháp trọng tâm cho bán hàng toàn diện đa kênh GoSELL, chúng tôi mang đến cho bạn những giải pháp sau đây, hứa hẹn sẽ giúp bạn xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp để đưa vào Proposal của công ty mình.

Xây dựng bộ nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp

Với GoSELL, chúng tôi đảm bảo rằng việc xây bộ nhận diện thương hiệu sẽ mang lại nhiều lợi ích cho bạn, tạo sự tương tác và gắn kết với khách hàng, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động marketing và quảng bá thương hiệu. Hơn hết, chúng tôi mong muốn đưa thương hiệu độc đáo và chuyên nghiệp của bạn có thể nổi bật và thành công trong thị trường cạnh tranh ngày nay.

Để tăng sự tin tưởng của khách hàng, khi trình bày proposal, bạn có thể bổ sung hồ sơ năng lực công ty. Điều này sẽ cung cấp một tài liệu đánh giá toàn diện về thông tin và kinh nghiệm mà công ty của bạn đã đạt được trong quá trình triển khai các dự án.

Xem thêm: Cách xây dựng chiến lược marketing nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp

Thiết kế hình ảnh đẹp mắt, đảm bảo Proposal độc đáo, chỉn chu

Bên cạnh việc truyền bá thông điệp thương hiệu, việc thiết kế hình ảnh, logo cho Proposal của doanh nghiệp bạn là điều đáng quan tâm. Bởi ấn tượng đầu tiên luôn quan trọng, khách hàng sẽ ấn tượng với sự chuyên nghiệp và dần quen với thương hiệu của bạn. Hiện nay, GoSELL đang cung cấp dịch vụ thiết kế nhận diện thương hiệu bao gồm: thiết kế đồng nhất key visual, poster, cover, banner… cho thương hiệu để tăng hiệu quả quảng cáo, tiếp cận và chăm sóc khách hàng.

Bên cạnh đó, chúng tôi còn hỗ trợ  tư vấn và hỗ trợ sản xuất các video branding, TVC quảng cáo cho doanh nghiệp của bạn để bạn có tư liệu lưu giữ cho Proposal của mình trong tương lai.

Xây dựng nội dung trên các nền tảng của doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp nhiều vấn đề truyền tải thông điệp thương hiệu, hay nội dung không đồng nhất, hình ảnh không chỉn chu khi xây dựng và quản lý nội dung trên mạng xã hội.

Giải quyết “nỗi đau” trên của bạn bằng chiến lược nội dung hữu ích, chuẩn SEO và khéo léo lồng ghép thương hiệu, sản phẩm của, từ đó tạo nên một hệ thống bài đăng nhất quán với nội dung đa dạng và phong phú.

Không chỉ dừng lại ở các bài đăng trên mạng xã hội, dịch vụ viết content của chúng tôi còn hỗ trợ doanh nghiệp tạo một hệ thống bài Blog, PR chuyên nghiệp, chuẩn xác cao trên Website của doanh nghiệp bạn, giúp khách hàng có thể tìm thấy bạn trên các công cụ tìm kiếm. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số sản phẩm khác của chúng tôi, chuyên hỗ trợ doanh nghiệp bạn hoàn thiện hơn trong hành trình phát triển kinh doanh của mình.

Ngoài ra, nếu gặp các vấn đề khác, bạn cũng có thể tham khảo thêm một số sản phẩm và tính năng khác của GoSELL, hỗ trợ, giải quyết vấn đề của bạn tận nơi.

Kết luận

Qua bài viết trên, có lẽ bạn đã nắm được tổng quan thông tin Proposal là gì? Chúng đóng vai trò quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp. Việc đầu tư thời gian, tâm huyết vào Proposal sẽ góp phần giúp bạn tạo dựng hình ảnh tốt đẹp trong mắt khách hàng, đồng thời đặt nền móng cho sự thành công trong tương lai.