Kiến thức

Những gợi ý tổ chức tiệc teabreak đơn giản, sang trọng

17 Tháng Mười Hai, 2023

Teabreak là hình thức được du nhập từ nước ngoài, nhưng có lẽ đã trở thành hình thức quen thuộc trong các buổi tiệc, sự kiện tại Việt Nam. Vậy Tea Break là gì? Hãy cùng tìm hiểu về hình thức này nhé!

Tea Break là gì?

Teabreak hay còn gọi là tiệc trà, hình thức này ngày càng phổ biến tại các nhà hàng, khách sạn lớn từ 4 – 5 sao. Tiệc tea break thường sẽ được tổ chức trước khi diễn ra hoặc giữa các sự kiện, hội nghị, workshop,…

Những buổi tiệc Tea Break đóng góp khá quan trọng trong việc giúp cho các buổi tiệc và sự kiện của một doanh nghiệp, tổ chức thành công hơn. Sự xuất hiện của các buổi tiệc trà trong những sự kiện kéo dài giúp cho các khách mời tham dự có khoảng thời gian nghỉ ngơi để giao lưu, trò chuyện.

Đồng thời, các buổi tiệc trà còn giúp khách mời giải tỏa áp lực, căng thẳng diễn ra xuyên suốt sự kiện. Khi buổi tiệc trà có những khởi đầu thuận lợi sẽ giúp cho quá trình tổ chức sự kiện trở nên thoải mái và suôn sẻ hơn. 

Bên cạnh những lợi ích cho các doanh nghiệp tổ muốn tổ chức sự kiện, Tea Break còn giúp các nhà hàng, khách sạn, nhà hàng chuyên tổ chức các loại dịch vụ khẳng định được chất lượng và thương hiệu giúp gia tăng doanh thu một cách hiệu quả,…

Nguồn gốc của Tea Break

Teabreak được biết đến là hình thức bắt nguồn từ các quý tộc phương Tây. Hình thức này được bắt nguồn bởi những buổi trà quây quần giữa những người thân và bạn bè để thư giãn và trò chuyện cũng như thưởng thức các món ăn nhẹ. Với mục đích của các buổi tiệc trà là để gắn kết các thế hệ với nhau.

Lúc đầu, đây chỉ là những bữa tiệc quây quần giữa những người thân, bạn bè để trò chuyện, thư giãn và thưởng thức ẩm thực. Tuy nhiên, theo dòng chảy của thời gian, Tea Break dần được du nhập vào các quốc gia châu Á, trong đó có Việt Nam và trở thành một phần không thể thiếu trong các cuộc họp, hội thảo.

Đặc điểm của Tea Break

Các buổi tiệc trà thường sẽ được kéo dài từ 20 – 30 trong khoảng thời gian bắt đầu hoặc giải lao giữa các sự kiện, tùy theo yêu cầu của phía muốn tổ chức. Khi đến thời gian diễn ra tiệc, khách mời sẽ được phía ban tổ chức thông báo và di chuyển đến sảnh tiệc. Tại đây, nhân viên sẽ chuẩn bị sẵn thực đơn của một buổi tiệc trà bao gồm: trà, cà phê, bánh ngọt, hoa quả tráng miệng,… 

Tea Break sẽ được tổ chức theo hình thức tiệc đứng như buffet, khách tham dự sẽ được tự chọn đồ ăn, thức uống mình thích và thưởng thức.

Chuẩn bị teabreak đơn giản, sang trọng cần những gì?

Lựa chọn địa điểm tổ chức tea break

Để tổ chức tiệc trà cần có một không gian rộng rãi, thoải mái, có thể chứa được số lượng lớn khách mời mà không gây cảm giác ngột ngạt hay tù túng. Tiệc teabreak thường là tiệc đứng nên không gian tổ chức phải phù hợp và thuận tiện cho khách hàng đi lại và trò chuyện.

Mặt khác, cần lưu ý chọn địa điểm tổ chức bàn bàn tiệc không quá xa so với khu vực tổ chức sự kiện để khách mời thuận tiện hơn trong việc di chuyển qua lại giữa hai bên.

Trang trí cho không gian và bàn tiệc

Sự kết hợp màu sắc cũng chính là yếu tố tạo nên sự tinh tế cho các buổi tiệc. Vị trí đặt đồ ăn thức uống cũng nên là vị trí sát tường để tránh gây đổ vỡ. 

Còn tùy thuộc vào tính chất của bữa tiệc để chọn phong cách trang trí sao cho phù hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý tiệc teabreak không nên trang trí rườm rà và chi tiết quá. Bạn chỉ cần tạo ra không gian sạch sẽ, lịch sự, chỉn chu cũng như thoải mái, thích hợp cho việc thư giãn và tận hưởng.

Xem thêm: Setup là gì? Cách setup trong kinh doanh nhà hàng độc đáo

Xác định số lượng khách mời để lên thực đơn

• Lên thực đơn dựa vào kinh phí tiệc: Bạn không thể đến món một cách “bừa bãi”. Cần cân nhắc dựa trên mức ngân sách mà bạn có thể chi cho buổi tiệc để lên thực đơn cho phù hợp. 
• Thực đơn cần dựa trên tính chất của bữa tiệc teabreak: Dựa vào số lượng khách cũng như tính chất khách mà chọn những món phù hợp.
• Phân bổ phù hợp giữa các món: Đảm bảo thực đơn có đủ các món từ trái cây, đồ uống và bánh. Không nên lên thực đơn tiệc tea break quá nhiều món này để bị thâm hụt sang món khác. Ví dụ như: có 30 khách mời thay vì chọn 2 loại bánh khác nhau mỗi loại 30 cái thì bạn có thể chọn 3 loại và mỗi loại 20 cái để món ăn được đa dạng hơn.
• Chọn chất lượng thay vì số lượng: Tea break là bữa ăn nhẹ dùng để tái tạo năng lượng sau những giờ làm việc mệt mỏi vì vậy không cần lên thực đơn quá nhiều món và quá cầu kỳ. Có thể chọn ít món nhưng cần đảm bảo ngon và chất lượng.

Phân công nhân viên phục vụ

Một buổi tiệc trà thì cần có những nhân viên phục vụ để có thể tạo được sự tiện lợi cho khách mời khi tham gia vào buổi tiệc trà và sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu của họ bất kỳ lúc nào mà tiệc teabreak đang diễn ra.

Đây là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của một buổi tiệc tea break bởi mỗi một cá nhân sẽ có những công việc cụ thể riêng, nếu được phân chia rõ ràng và hoàn thành tốt thì sẽ làm cho thực khách hài lòng và tạo sự ấn tượng tốt nhất cho họ.

Tác phong và thái độ phục vụ rất quan trọng với một buổi tiệc tea break. Bạn phục vụ chu đáo sẽ khiến cho khách tham dự hài lòng và có ấn tượng tốt hơn với bữa tiệc. Hãy xác định số lượng khách tham gia để chuẩn bị số lượng phục vụ, chuẩn bị những vật dụng cần thiết để phục vụ khách khi khách cần: dao, dĩa, thìa, khăn giấy,…

Xem thêm: Kinh nghiệm nâng cao chất lượng dịch vụ khi nhà hàng đông khách

Quy trình phục vụ buổi tiệc Tea Break

Mặc dù chỉ là buổi tiệc trà nhỏ diễn ra trong khoảng thời gian ngắn. Tuy nhiên, để tổ chức được một bữa tiệc trà chuyên nghiệp, bạn cũng cần nắm rõ những quy trình tổ chức và phục vụ cụ thể như sau: 

• Xác định địa điểm và khu vực tổ chức tiệc, khung thời gian.
• Xác định số lượng khách tham gia buổi tiệc.
• Lên thực đơn cho buổi tiệc.
• Tổ chức tiệc và phục vụ. 
• Vệ sinh khu vực tổ chức.
• Chuẩn bị dụng cụ cần thiết: ly, đĩa, muỗng,…
• Bày biện sẵn các loại thức ăn, đồ uống trên bàn tiệc theo thực đơn.
• Hỗ trợ khách trong quá trình diễn ra tiệc, quan sát và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách.
• Vệ sinh sau tiệc.

Những lưu ý cần biết khi tổ chức tiệc Tea Break

Về bản chất, tea break là một bữa tiệc nhẹ, lót dạ cho khách mời, chính vì vậy mà thực đơn không cần quá cầu kỳ. Chỉ cần có bánh ngọt, trái cây, và đồ uống nhẹ. Tránh sử dụng những loại đồ uống có gas hay những món ăn quá rườm rà, mất nhiều thời gian chuẩn bị.

Bên cạnh đó, tea break cũng nên tổ chức ở một không gian thoáng mát và rộng rãi, nên ưu tiên những nơi có view đẹp. Bàn bày đồ ăn, thức uống nên được trải khăn bàn trang nhã, có thêm hoa trang trí để bàn thức ăn trở nên hài hòa và bắt mắt. Món ăn cũng cần được sắp xếp theo trình tự hợp lý, nên có thêm bảng tên món ăn tương ứng đặt trước hoặc cạnh các món ăn.

Chuẩn bị những bản nhạc du dương, nhẹ nhàng để phù hợp cho buổi tiệc để giúp mang đến cảm giác thư thái và dễ chịu cho khách mời. Linh hoạt đặt thêm vài chiếc ghế tại một số vị trí quanh khu vực diễn ra Tea Break để khách mời có thể nghỉ ngơi và nói chuyện. 

Chú ý đến việc đa dạng các món ăn có trong thực đơn để khách mời có nhiều sự lựa chọn mà không bị ngán. Hạn chế tuyệt đối việc sử dụng đồ sứ hoặc đồ thủy tinh dễ vỡ trong buổi tiệc, vì sẽ gây ra những cảm giác nặng nề cho khách hàng khi sử dụng và di chuyển quanh khu vực để trò chuyện cùng nhau. Thay vào đó, hãy sử dụng đĩa giấy, muỗng nhỏ bằng nhựa để tạo cảm giác nhẹ nhàng hơn.

Lưu ý trong quản lý nguyên liệu và sản phẩm

Nguyên liệu đóng vai trò trọng yếu trong quá kinh doanh, vận hành của các mô hình F&B. Quản lý nguyên vật liệu tưởng chừng đơn giản nhưng khiến không ít doanh nghiệp F&B đau đầu vì những phát sinh không lường trước trong quá trình kinh doanh.

Đặc biệt, trong những buổi tiệc tea break, bạn cần quản lý kỹ càng các vấn đề liên quan đến sản phẩm, nguyên vật liệu để làm đồ ăn, thức uống trước khi bắt đầu buổi tiệc. Và với những phần mềm quản lý F&B chuyên nghiệp hiện nay, bạn có thể dễ dàng quản lý các vấn đề trên một cách nhanh chóng. 

Quản lý nguyên vật liệu và sản phẩm dễ dàng hơn với GoF&B

Để giúp các chủ doanh nghiệp hoạt động trong ngành F&B có thể giải quyết được các vấn đề liên quan đến quản lý nguyên vật liệu và sản phẩm thì phần mềm quản lý chuyên biệt cho ngành hàng ăn uống như GoF&B là sự lựa chọn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa.

Kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu

• Phần mềm hỗ trợ người bán quản lý thông tin nguyên vật liệu (tên, mô tả, giá, danh mục, số lượng, mã lưu kho…), tránh tình tình trạng thiếu hụt hay thừa hàng hóa.
• Quản lý định lượng chi tiết cho từng món ăn và kiểm soát chính xác số lượng nguyên vật liệu và tự động trừ kho khi hoàn tất đơn hàng nhằm hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa.
• Cho phép phân nhóm những nguyên vật liệu có cùng đặc tính giống nhau để dễ dàng tìm kiếm và quản lý với số lượng lớn.
• Đồng bộ tồn kho nguyên vật liệu cách nhập/xuất danh sách hàng hóa trên file Excel lên hệ thống quản lý thay vì nhập thủ công, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức.

Quản lý sản phẩm

• Cho phép tạo / xóa / chỉnh sửa, quản lý sản phẩm với các thông tin chi tiết (tên, mô tả, nguyên liệu, sản phẩm bán kèm, giá bán, hình ảnh, nền tảng bán hàng, tùy chọn…)
• Tính năng cho phép tạo combo sản phẩm theo hình thức thủ công hoặc tự động cập nhật theo danh mục thỏa các điều kiện đã thiết lập.
• Dễ dàng lọc và tìm kiếm sản phẩm theo tên, danh mục hay trạng thái.

Ngoài ra, phần mềm GoF&B còn mang đến nhiều tính năng quản lý khác như: Quản lý bán hàng tại cửa hàng với POS, tạo app và website bán hàng, quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, quản lý đơn hàng, quản lý nhà cung cấp, thanh toán, vận chuyển, tạo khuyến mãi, phân tích báo cáo…

Kết luận

Thông qua bài viết trên, GoSELL đã cung cấp cho bạn đầy đủ những thông tin về thuật ngữ Teabreak. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn tổ chức được một buổi tiệc Tea Break chu đáo và hoàn thiện cũng như gây ấn tượng được với khách tham dự.